AVDELNINGENS UTVECKLINGSVERKTYG 

https://link.webropol.com/s/osastotyokalu

Vad är avdelningens utvecklingsverktyg?

• Avdelningens utvecklingsverktyg fungerar som ett verktyg för att stödja avdelningen att utveckla sin verksamhet.
• Utvecklingsverktyget består av två delar; ett självutvärderingsformulär och en utvecklingsplan.
• Utvecklingsplanen hjälper avdelningen för att utveckla sin egen verksamhet och fungerar som en mall för avdelningens verksamhetsplan.
• Det är bra att uppdatera verksamhetsplanen varje år.
• Självbedömningsformuläret fylls i genom samtal med avdelningens frivilliga samt en bedömning av avdelningens verksamhet och utvecklingsönskemål.
• Alla avdelningar gör självbedömningen och utvecklingsplanen minst en gång under mandatperioden 2024–2026 till ordinarie stämman.
• I självbedömningen har beaktats målen i verksamhetsstrategin 2024–2026.

Varför används verktyget?

• Med självbedömningen och utvecklingsplanen skapas en gemensam förståelse av avdelningens tillstånd och hjälper man att utveckla avdelningen.
• Självbedömningen och utvecklingsplanen är utmärkta verktyg när man vill återkomma till resultaten regelbundet (t.ex. varje år under verksamhetsplaneringen). I uppföljningsmöten kontrolleras hur man gått framåt och kommer man överens om följande utvecklingsåtgärder.
• Med hjälp av de samlade uppgifterna kan även distriktet erbjuda allt effektivare och riktat stöd för alla sina avdelningar.
• De samlade uppgifterna utnyttjas även på riksnivå för att utveckla avdelningsverksamheten.

Hur används verktyget?

• Ett självbedömningsevenemang kan ledas av en distriktets anställd (t.ex. avdelningens egen fadder), frivilligutbildare eller själva aktiva aktörer i avdelningen.
• Ledaren för självbedömningsevenemanget kommer överens med avdelningen i god tid om evenemangets tidpunkt och avdelningen sammankallar frivilliga och styrelsemedlemmar i avdelningens olika verksamhetsgrupper.
• Det är viktigt att få en omfattande helhetsbild om avdelningens tillstånd. Av denna anledning är det bra att så många aktiva aktörer i avdelningen som möjligt är närvarande.
• Det är också viktigt att säkerställa att om utvecklingsåtgärderna (för vilka möjligen behövs även distriktets stöd) kommer man överens tillsammans.
• Det rekommenderas att minst 5 deltagare från avdelningen är på plats. Ju fler deltagare det finns på plats, desto större blir rollen av evenemangets ledare som en möjliggörande aktör och ledare för diskussionen.
• Deltagarnas åsikter om avdelningens tillstånd kan vara varierande. Därför är det bra att ge deltagarna en möjlighet att diskutera i fred och hitta en gemensam förståelse om avdelningens tillstånd.
• Tidsbehovet för att utarbeta självbedömningen och utvecklingsplanen för avdelningen beräknas vara cirka två timmar.

Vad bedöms?

• Avdelningen bedömer verksamheten med hjälp av fyra olika teman:

1) Grundläggande funktioner och stadgeenliga ärenden som stöder avdelningens hjälpberedskap  

2) Hjälpberedskap

3) Nätverksverksamhet

4) Avdelningens verksamhet som helhet

• För varje tema bedömer avdelningen sin verksamhet i kategorierna A-E. Kategorierna bygger på organisationens avdelningsindelning i fem steg.
• Utvecklingsverktyget och avdelningskategorierna A–E värdesätter eller rangordnar avdelningarna inte.
• Avdelningarna fungerar alltid enligt områdets behov och resurser. Indelning ger avdelningarna, distrikten och centralbyråar en bra bild av avdelningarnas hjälpberedskap och utvecklingsbehov.
• Med självutvärderingen bedöms avdelningens verksamhet, inte verksamhet av enskilda personer.

Anvisningar för evenemangets ledare

Fylla i självutvärderingsformuläret

Avdelningens självutvärderingsevenemang kan ledas på flera sätt. Nedan finns några exempel för att ge stöd för evenemangets ledare

• Målet är att ge deltagarna möjlighet att lyfta fram olika åsikter och på ett konstruktivt sätt leda diskussionen mot ett gemensamt resultat.
• Det är bra att evenemangets ledare eller annan ansvarig person sparar svaren i en skriftlig form under evenemanget
• Diskussionen förs med respekt för andra och att man lyssnar på dem.
• Evenemangets ledare ska säkerställa att alla deltagare har möjlighet att uttrycka sin åsikt och att man följer principerna för tryggare rum

• Evenemangets ledare kan utskriva på förhand för alla deltagare självutvärderingsformulär för att stödja diskussionen. Formulären finns på denna sida. 
• De fyra teman kan också utskrivas på separata papper på rummets väggar för att stödja diskussionen, deltagarna kan t.ex. uttrycka sina åsikter om utvärderingen med post it-lappar direkt på utskrifterna
• Deltagarna kan utdelas A–E-kort för eventuella omröstningstillfällen.
• Evenemangets ledare antecknar diskussionen som förts och stöder avdelningen för att skapa en realistisk utvecklingsplan.
• Till evenemangets slut sammanfattar ledaren de viktigaste punkterna i diskussionen beträffande alla fyra kategorier samt åtgärderna som kommits överens om och ansvariga personer för deras genomförande.
• Evenemangets ledare eller en annan bestämd ansvarig person antecknar resultaten av avdelningens självutvärdering och utvecklingsplaner här. I ett automatiskt svarsmeddelande finns en sammanfattning av självutvärderingen och utvecklingsplanen och den fungerar som en mall för avdelningens verksamhetsplan.