SPR KALLIO-KÄPYLÄN OSASTON TALOUSOHJEISTUS

Osaston pankkitili: FI20 1011 3000 2334 44
BIC: NDEAFIHH

Ensisijainen laskutusosoite:
Verkkolaskuosoite: 003715998889
OVT-tunnus: 003715998889
Operaattori: Apix Messaging Oy (003723327487)

Y-tunnus 1599888-9

KULUJEN KORVAUS

Aktiivivapaaehtoisille maksettavat kulukorvaukset SPR-tapahtumissa ja tilaisuuksissa
Kulukorvauksissa noudatetaan SPR:n hallituksen suositusta kulukorvauksista.
Hyväksytty osaston hallituksen kokouksessa 10/2015.
EA-päivystyksille ja EA-koulutuksille on laadittu omat, erilliset sopimukset.

KULUJEN KÄSITTELY

Kaikkiin kulukorvauksiin (omalla rahalla hankitut) on liitettävä menotosite/maksumääräyslomake (ks. liite).  
Toimintaryhmän vetäjä tai hallituksen yhteyshenkilö hyväksyy kaikki oman ryhmänsä talousarvion mukaiset tarkastetut kulut (kulukorvaukset, matkalaskut, palkkiot, paperiset ja sähköiset ostolaskut). Tarkastuksen suorittaa hankkija tai hankintamääräyksen antanut henkilö.
Ryhmänvetäjän kulut hyväksyy hallituksen yhteyshenkilö, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Kukaan ei saa hyväksyä omia tai itseensä kohdistuvia kuluja, esimerkiksi koulutuslaskuja ja matkalaskuja, vaan ne hyväksyy hallituksen yhteyshenkilö, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Puheenjohtajan kulut hyväksyy varapuheenjohtaja tai hallitus. Varapuheenjohtajan kulut hyväksyy puheenjohtaja tai hallitus.

Sopimuksiin perustuvat säännöllisesti laskutettavat kulut (mm. yhtiövastike, puhelin- ja tietoliikenne-, vartiointi-, sähkökulut) hallitus hyväksyy järjestäytymiskokouksessaan kuluvalle tilivuodelle.

Budjetoidut yli 200 €:n kulut esitetään hallituksen kokouksessa.

Budjetoimattomista kuluista täytyy laatia ennen hankintaa hallitukselle esitys, josta käy ilmi hankinnan tarpeellisuus, kustannusarvio, hankinta-aikataulu sekä mahdollinen kilpailutustulos.

Kulukorvauslaskut suositellaan toimitettavaksi tarkastettuna ja hyväksyttynä kuukauden kuluessa.

Paperiset ostolaskut on toimitettava tarkastettuna ja hyväksyttynä välittömästi maksuehtojen puitteissa rahastonhoitajalle joko skannattuna tai osaston toimitilaan rahastonhoitajan lokeroon.
Sähköiset ostolaskut tulevat suoraan osaston nettipankkiin, josta rahastonhoitaja lähettää ne tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi.

Sähköinen hyväksyminen on pätevä ja kun osastolla ei ole kulujen sähköistä kierrätysjärjestelmää, voidaan tiedot välittää sähköpostilla. Käsiteltävä lasku-/menotosite pitää olla sähköpostin liitteenä koko viestiketjun ajan: tavaran hankkija skannaa laskun/menotositteen ja lähettää sen sähköpostin liitteenä tarkastajalle, joka vuorostaan lähettää sen hyväksyjälle ja hyväksyjä viimein rahastonhoitajalle.

Kulutositteelta on käytävä ilmi hankinta-aika, tarkoitus, eritellyt hankinnat, kokouskuluissa ja tapahtumissa ilmoitettava henkilömäärä ja mahdollisesti nimet. Isoissa tapahtumissa riittää henkilömäärä. Jos yllä olevat tiedot eivät käy ilmi kuitista tai laskulta, tulee ne täydentää.

Kuitti hukkunut laaditaan esimerkiksi maksumääräyslomakkeelle. Mukana tulee olla myös selvitys siitä, mitä, mistä, milloin ja miksi on hankittu. Noudatetaan normaalia hyväksymiskäytäntöä. Jos kyseessä on osto, jossa kuitilla on takuuaika, pitää se erikseen pyytää myyjältä ja liittää kirjanpitoon.

Toimintaryhmien budjetit pyritään suunnittelemaan yhteistyössä toimintaryhmien vetäjien ja aktiivivapaaehtoisten kanssa.

Toimintaryhmän vetäjä on vastuussa oman ryhmänsä budjetin toteutumisesta. Ryhmänvetäjä on velvollinen ilmoittamaan hallitukselle välittömästi havaitsemansa toiminnan poikkeavuudet.

Toimintaryhmän jäsenet puolestaan ovat velvollisia etukäteen kertomaan vetäjälle aiheuttamistaan kuluista esim. kursseille ilmoittautumiset (ks. liite ”Osaston suositus kursseille osallistumisesta”).

Liitteet

• SPR:n hallituksen suositus vapaaehtoisille maksettavista kulukorvauksista
• Menotosite/maksumääräyslomake ja malliksi täytetty lomake
• Koulutukseen hakeutuminen ja koulutuksen kustannuksista vastaaminen
• Matkalaskulomake
• Palkkionmaksulomake
• Pankkisiirtolomake
• Vapaaehtoistoiminnan vakuutukset