Osastojen kevätkokoukset

Marjut Välimaa
Kuvaaja: Marjut Välimaa

Osastojen kokoukset 

Osastojen kevätkokoukset tulee pitää sääntöjen mukaisesti maaliskuun loppuun mennessä. Vuonna 2021 ei tällä hetkellä ole edellisen vuoden tapaan tiedossa poikkeuksia tilinpäätöksen laatimis- tai hyväksymisaikatauluun, joten tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava normaaliaikataulun mukaisesti.

Kokouksen pitämisessä kasvokkain tai etäyhteyksin tulee noudattaa alueellista suositusta. Koska epävarma tilanne jatkuu edelleen ja äkilliset muutokset alueellisessa epidemiatilanteessa ovat mahdollisia joka puolella maata, on hyvin suositeltavaa, että kaikki osastot varautuvat etäosallistumiseen sekä mainitsevat mahdollisuudesta kokouskutsussa. Riskiryhmille ja muille etäosallistumista suosiville tulisi aina tarjota mahdollisuus osallistua kokoukseen etänä alueellisesta tilanteesta riippumatta.

Etäosallistumismahdollisuudesta on mainittava kokouskutsussa ja kokouksen alussa on tehtävä päätös etäosallistumisen sallimisesta. Etäkokouksella tulee olla fyysinen paikka, jonne halukkaat pääsevät paikan päälle, mutta riittää, että paikalla on esimerkiksi ainoastaan kokouksen puheenjohtaja.

Kokouspaikassa tulee huolehtia riittävästä hygieniasta sekä turvaväleistä turvallisuus- ja hygieniaohjeistuksen mukaisesti.  

Jos osaston kokous päätetään pitää etäyhteyksin, henkilövaalit voidaan järjestää joko postitse, jolloin tulos ilmoitetaan kokouksen jälkeen, tai käyttäen sellaista teknistä menetelmää, jossa voidaan varmistua vaalin luottamuksellisuudesta sekä äänestävän henkilön henkilöllisyydestä. Sopiva ja ilmaiseksi käytettävissä oleva järjestelmä on esimerkiksi Mentimeter. Mahdollisia muita äänestyksiä ei tarvitse suorittaa suljettuna, vaan niissä voidaan käyttää vapaamuotoista menetelmää.

Lisätietoa suljetun vaalin järjestämisestä etäyhteyksin saa tarvittaessa omasta piiristä.

Ohjeet Mentimeterin käyttöön löydät RedNetistä:

https://rednet.punainenristi.fi/system/files/page/Mentimeter%20osastojen%20s%C3%A4hk%C3%B6isen%20%C3%A4%C3%A4nestyksen%20apuna.pdf

Lisätietoja antavat: Eeva Holopainen, pääsihteerin erityisavustaja ja Katriina Kuusela, järjestökehityskoordinaattori

Mikäli osastojen tilinpäätöksen allekirjoittamisesta nousee kysymyksiä, alla tietoa siihen liittyen:

Voimassa olevien lakien perusteella tilinpäätöksen allekirjoituksen voi tehdä sähköisellä allekirjoituksella tai osa nimistä voi olla asiakirjaan perinteisesti käsin tehtyjä ja osa voi olla sähköisiä asiakirjaan liitettyjä allekirjoituksia.  Sähköinen allekirjoitustapa tulisi kuitenkin lain mukaan perustua vahvaan tunnistautumiseen, joten sähköpostiviestillä tilinpäätöksen allekirjoittamista ei voida pitää ko. allekirjoituksena ja ei siten ole suositeltava tapa.

Järjestön sähköinen allekirjoitus on tulossa piirien käyttöön, mutta ei ainakaan toistaiseksi osastoille järjestön tarjoamana. Joillakin osastoilla voi kuitenkin olla käytössä maksullista sähköisen allekirjoittamisen palvelua eri palvelun tarjoajilta, ja niitä voi käyttää.

Kaikkien hallituksen jäsenten ei tarvitse tilinpäätöstä allekirjoittaa, vain niiden hallituksen jäsenten, jotka ovat läsnä päätösvaltaisessa kokouksessa, jossa tilinpäätös käsitellään. Tilinpäätös on päivättävä sille päivälle, jolloin se hyväksytään kokouksessa, mutta varsinaista allekirjoitusta asiakirjaan ei tarvitse tehdä samanaikaisesti. Jos kokous toteutetaan täysin etäyhteyksillä, voidaan myös sopia, että tilinpäätösasiakirjat ovat osaston toimitilassa (tai sovitulla henkilöllä) ja kokoukseen osallistuneet voivat hoitaa nimen kirjoittamisen tilinpäätöspapereihin kukin eri aikaan.

Lisätietoja allekirjoituksista antaa Liisa Karhu, osastokirjanpidon tiiminvetäjä