Käyttöönoton vaiheet osastossa

1. Ennen käyttöönottoa

Valitkaa osastollenne digimestari eli Oman pääkäyttäjä ja pyytäkää hänelle käyttöoikeus piirin työntekijältä.

Osaston Oman pääkäyttäjän eli digimestarin valinnasta tulee tehdä osaston hallituksen päätös. Piirin tuella järjestetään digimestarille tai koko osastolle tarvittava koulutus tai perehdytys, jossa tutustutaan Oman toiminta-ominaisuuksiin. Koulutuksia voidaan järjestää myös alueellisesti tai käyttöön voidaan perehtyä aloitustyöpajan yhteydessä.

2. Osaston järjestäytyminen Omaan

Osaston pääkäyttäjä antaa käyttöoikeudet Omassa niille henkilöille, joiden on nähtävä vapaaehtoisten tietoja ja pystyttävä luomaan toimintaryhmiä

Luodaan osastolle toimintaryhmät ja merkitään niille ryhmänvetäjät

Sovitaan kuka vastaanottaa vapaaehtoiset Omassa

Oman käyttö on helppo aloittaa osaston digimestarin, piirin työntekijän tai digikummin johdolla. Aluksi sovitaan keskeisistä käyttäjärooleista sekä luodaan ensimmäiset toimintaryhmät ja tapahtumat. Tärkeimmät käyttäjäroolit ovat digimestari, käyttäjäprofiilin luoneiden vapaaehtoisten vastaanottaja sekä ystävävälitysryhmän vetäjä (jos osastossa on ystävävälitys).  

Tärkeimpien käyttäjäroolien kuvaukset

Digimestari
- Oman pääkäyttäjä ja tukihenkilö osastossa
- Yhteyshenkilö piirin suuntaan Omaan liittyvissä asioissa
- Digimestari pystyy mm.
…antamaan käyttöoikeuksia vapaaehtoisille
…luomaan toimintaryhmiä ja tapahtumia
…merkitsemään vapaaehtoisia toimintaryhmien vetäjiksi.

Käyttäjäprofiilin luoneiden vapaaehtoisten vastaanottaja, esim. jäsenmestari
- Ottaa yhteyttä uusiin Omaan rekisteröityneisiin vapaaehtoisiin ja merkitsee heidät kontaktoiduiksi
- Lisää koulutusmerkinnän ystävätoiminnan koulutuksen käyneiden profiileihin ja ohjaa 
vapaaehtoisia täyttämään ystäväkortin.

Toimintaryhmien ryhmänvetäjät
- Ottavat yhteyttä toimintaryhmiin jäsenyyttä hakeneisiin (jos eivät tunne heitä entuudestaan) ja lisäävät heidät jäseniksi ryhmään
- Viestivät toimintaan liittyvistä asioista ryhmässään ja luovat tapahtumia Omaan

Välitysryhmän vetäjä
- Osaston sähköisen ystävävälityksen pääkäyttäjä
- Ylläpitää Ystävätoimijat-toimintaryhmää
- Huolehtii, että kaikki järjestelmään kirjatut vapaaehtoiset tulevat merkatuksi koulutetuiksi ja että he täyttävät yhteystietonsa
- Välitysryhmän vetäjä pystyy mm.
...yhdistämään ystäväpareja

 

3. Vapaaehtoiset Oman käyttäjiksi
 

Tiedotetaan kaikkia osaston vapaaehtoisia ja jäseniä siitä, että heidän tulee luoda käyttäjäprofiilit Omaan

Uusille vapaaehtoisille Oma on luonteva kanava tulla mukaan osaston toimintaan. Järjestelmän käyttö vaatii kuitenkin sen, että myös nykyiset vapaaehtoiset tietävät Oman olemassaolosta ja ovat motivoituneita luomaan sinne profiilinsa. Oman käyttöönotossa onkin tärkeää muistaa erityisesti viestintä osaston eri kanavia, kuten RedNetiä, Facebook-sivuja, sähköpostia sekä koulutuksia ja muita tapaamisia hyödyntäen. Epävarmoille tietokoneen käyttäjille järjestettävät tukipajat ovat myös hyödyllisiä Oman käyttöönoton tukivälineitä.