Osaston työkalut

Täältä löydät tietoa siitä, minkälaisia työkaluja Oma tarjoaa osastojen vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöille.

 

Käyttäjätasot 

  • Osaston vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöillä on kaksi käyttäjätasoa, jotka perustuvat osaston vapaaehtoisten J1 ja J2 korteilla ilmoitettuihin rooleihin.
  • Osaston vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöitä ovat mm. osaston puheenjohtaja ja eri toimintamuotojen yhteyshenkilöt ja ryhmänvetäjät.
  • Oikeat käyttäjätasot kullekin vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilölle antaa piirin pääkäyttäjä tai muu työntekijä osaston ottaessa Oman käyttöönsä.
  • Käyttäjätasojen määrittämisen jälkeen nämä käyttäjät saavat näkyviin osaston hallintanäkymän. 
  • Osastojen vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöiden tehtäviä Omassa ovat mm. käyttäjäprofiilin luoneiden vapaaehtoisten vastaanotto ja toimintaryhmien hallinta.
  • Vapaaehtoistoiminnan vastuuhenkilöiden on muistettava tietosuojan velvoittama vastuu, joten katso vain tietoja, joiden tarkasteluun on perusteltu syy. Toimistasi järjestelmässä jää sähköinen jälki. Lue lisää Henkilötietojen käsittelemisestä Omassa

Hallintanäkymä
 

  • Osaston hallintanäkymään pääset käyttäjäprofiilisi etusivun oikeasta yläreunasta.
  • Hallintanäkymästä löydät osastoon käyttäjäprofiilin luoneet vapaaehtoiset, osaston ryhmät sekä osaston lähettämät viestit.
  • Tästä näkymästä pääset myös hallinnoimaan vapaaehtoisiin ja ryhmiin liittyviä tietoja sekä lähettämään viestejä kaikille osaston toiminta-alueelle käyttäjäprofiilin luoneille sekä ryhmänvetäjiksi merkityille käyttäjille.

Vapaaehtoiset

  • Uudet vapaaehtoiset listalla näet osaston toiminta-alueelle käyttäjäprofiilin luoneet vapaaehtoiset joihin ei ole vielä otettu yhteyttä.
  • Vapaaehtoisten tietoja pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan klikkaamalla vapaaehtoisen nimeä.
  • Tärkeimpiä muokattavia tietoja ovat vapaaehtoisen toiminta-alue, jonka perusteella vapaaehtoinen ohjautuu tietyn osaston käyttäjäksi Omassa sekä käyttäjätaso.

Ryhmät

  • Hallintanäkymässä pääset luomaan ja muokkaamaan osaston ryhmiä, lisäämään ryhmiin vapaaehtoisia ja merkitsemään käyttäjiä ryhmien vetäjiksi.
  • Ryhmänvetäjäksi merkitty vapaaehtoinen saa oikeuden lisätä ja poistaa ryhmän jäseniä.
  • Ryhmä tulee nimetä muotoon osasto, toimintamuoto ja kohderyhmä tai ryhmän nimi, eli esimerkiksi Jyväskylän osaston ystävätoiminnan vapaaehtoiset
  • Ryhmän kuvauksen tulee olla tiivis ja siinä on hyvä mainita, kenelle ryhmä on tarkoitettu.
  • Ryhmän merkitseminen valtakunnalliseksi tarkoittaa sitä, että se on näkyvissä kaikille Oman käyttäjille. Muutoin ryhmän näkevät vain sen osaston vapaaehtoiset, johon se on luotu.

Viestit

  • Omassa voi lähettää viestejä kaikille osaston käyttäjille sekä kaikille osaston ryhmänvetäjiksi merkityille käyttäjille
  • Lähetettyjä viestejä ei voi poistaa ja kaikki jo aikaisemmin lähetetyt viestit näkyvät myös uusille käyttäjäprofiilin luoneille käyttäjille
  • Viestit- toimintoa kannattaa käyttää vain osaston yleisistä asioista tiedottamiseen, muu viestintä Omassa on hyvä keskittää ryhmien sisälle
  • Lähetetyt viestit näkyvät vastaanottajilla Oman viesteissä käyttäjäprofiilin etusivulla
  • Hallintanäkymästä lähetettyjen viestien lähettäjänä näkyy kyseinen osasto