Ystävävälitys
Muokattu 5.7.2023
Suomen Punaisessa Ristissä otettiin vuonna 2018 aikana osana vapaaehtoisten tietojärjestelmää käyttöön tietokoneella toimiva sähköinen ystävävälitysjärjestelmä. Järjestelmä sisältää sähköisessä muodossa vapaaehtoisten ystävien sekä ystävää pyytävien asiakkaiden kortit. Järjestelmän tarkoitus on helpottaa monin tavoin ystävävälittäjien työtä.
Mitä osaston tulee tehdä ennen kuin voi ottaa sähköisen ystävävälityksen käyttöön?
Sähköisen välityksen käyttöönottamiseksi on osaston aluksi otettava yhteyttä piirin ystävätoiminnasta vastaavaan työntekijään. Jotta alueen välitys tulee järjestelmässä näkyviin, on se ensin luotava järjestelmään. Piiriltä saa myös tukea sähköisen välitysjärjestelmän kouluttautumiseen ja muihin käytännön asioihin.
Jotta sähköisen välityksen voi ottaa käyttöön, on välittäjällä oltava käytössään tietokone, jolla pääsee internettiin. Lisäksi osastossa on sovittava, kuka tulee toimimaan välityksen avainvapaaehtoisena, eli välitysryhmän vetäjänä.
Koska sähköinen välitysjärjestelmä on osa Oma Punainen Risti -järjestelmää, olisi suotavaa, että osastossa on otettu järjestelmä käyttöön myös muilta osin. Jotta ystävätoiminnan vapaaehtoiset näkyvät välityksessä, luovat he itse ensin profiilin Omaan. Vapaaehtoisille ystäville saattaa vaikuttaa omituiselta, jos osaston muut toiminnot eivät näy millään tavalla järjestelmässä.
Käyttöönoton vaiheet :
Sovitaan käyttöönotosta osastossa
Sovitaan osastossa, että sähköiseen järjestelmään siirrytään ja ollaan yhteydessä piiriin tuen saamiseksi ja välityksen luomiseksi järjestelmään. Uuden välityksen luomisesta vastaa keskustoimisto.
Sovitaan käyttäjäroolit ja kouluttaudutaan
Sovitaan, kenestä tulee paikallisen ystävävälityksen ryhmänvetäjä ja kenestä välittäjiä. Kouluttaudutaan järjestelmän käyttöön piirin tuella.
Varmistetaan, että vapaaehtoiset ystävät luovat profiilin Omaan sekä ystävävapaaehtoisen kortin
Viestitään aktiivisesti ystävätoiminnan vapaaehtoisille ja kannustetaan heitä luomaan profiilit Oma Punainen Risti -järjestelmään sekä täyttämään tämän jälkeen ystävävapaaehtoisen kortin. Näin vapaaehtoiset siirtyvät näkyviin välitykseen.
Huolehditaan tietojensiirrosta
Tallennetaan ystävää pyytävien asiakkaiden kortit järjestelmään sekä luodaan ystäväkortit järjestelmään niille vapaaehtoisille, jotka eivät itse ole sitä tehneet. Tämän jälkeen yhdistetään ystäväparit.
Tuhotaan paperikortit
Kun järjestelmän käyttöönotto on onnistunut, hävitetään kaikki vanhat paperikortit tietoturvallisesti. Tietoja tulee säilyttää vain sähköisessä ystävävälitysjärjestelmässä tietoturvasyistä.
Laitehankintojen tuki
Sähköiseen järjestelmään siirtyvillä välityksillä on mahdollisuus hakea tukea tietokonehankintaan, mikäli tietokoneen puute muodostuu käyttöönoton esteeksi. Kysy piiriltä lisätietoa tuesta.
Lisäksi välitysten käyttöön on tarjolla yksinkertaisia puhelimia, joita voi pyytää piirin ystävätoiminnan vastuuhenkilöltä.
Ajankohtaista tietoa ja keskustelua ystävävälityksen kehittämisestä löydät OMAssa olevasta "ystävävälittäjien ryhmä" -ryhmästä. Liity ryhmään OMAssa.
Sähköiseen ystävävälityksen käyttöön liittyvien pulmien kanssa voi olla yhteydessä tukisähköpostiin YVtuki@redcross.fi.
Sähköiseen ystävävälitykseen liittyvää materiaalia ja lisäohjeita alla:
Osastojen UKK
Osastojen UKK vastaa tiiviisti osastojen kysymyksiin siitä, mikä uusi välitysjärjestelmä on ja milloin se otetaan käyttöön
Välityksen tietosuojaohjeistus
Tietosuojaohjeistus sisältää välitysten tarvitsemat keskeiset tiedot hyvien tietosuojakäytäntöjen noudattamiseksi
Välityksen yleiset ongelmatilanteet
Ohjeita yleisimpien ystävävälitykseen liittyvien ongelmatilanteiden selvittämiseen
Vapaaehtoisen tiedot välitykseen
Ohje vapaaehtoiselle siitä, kuinka hän saa omat tietonsa näkymään ystävävälityksessä
Ystävävälityksen käyttöohje
Välitysjärjestelmän kaikki toiminnot sisältävä tulostettava käyttöohje
Tukilomake asiakasystävän haastatteluun
Tulostettava lomake, jossa koottuna keskeiset haastattelun ja tietojen kirjaamisen yhteydessä muistettavat asiat
_________________________
Työntekijöiden materiaalit
Sivulle tallennetaan Punaisen Ristin työntekijöiden käyttöön tarkoitetut materiaalit