Ohjeet ja lomakkeet

Arkistointiohje

Arkistoinnin tavoitteena on turvata tarvittavan aineiston säilyminen ja uudelleenkäyttö. Ohjeeseen on koottu osastoille suunnattua tärkeää tietoa arkistoinnista.

Liitteet: Arkistointiohje osastolle

Esteettömyys/saavutettavuus

Olemme tuottaneet esteettömyysmateriaalia osastojen käyttöön. Materiaali vastaa siihen, mitä esteettömyydellä/saavutettavuudella tarkoitetaan, miksi sen huomioiminen on niin tärkeää Punaisessa Ristissä ja miten järjestät esteettömän tapahtuman. Liitteenä löytyy myös tarkistuslista esteettömän tapahtuman järjestämiseen.

Materiaalin pääasiallisena lähteenä on käytetty Invalidiliiton Esteettömien tapahtumien järjestäminen -materiaalia (SOSTEn Järjestötreenit 20.9.2017).

Liite: Esteettömyysmateriaali osastojen käyttöön
LiiteEsteettömän tapahtuman kriteerit, tarkistuslista

Huomionosoitukset

Ohessa liitteenä huomionosoitusohje, josta selviää, mitä virallisia huomionosoituksia järjestöllämme on, kuka niitä voi hakea, mitä ansioita niihin vaaditaan ja kuka ne myöntää.

Sähköisen lomakkeen palautus tapahtuu perinteisesti postitse, eli täytä, printtaa ja lähetä piiritoimistoon.

Liitteet: Lomake huomionosoituksen anomista varten, huomionosoitusohjeet

Itsearviointimalli

Itsearviointimalli on tarkoitettu osastojen toiminnan arvioinnin ja kehittämisen työkaluksi.  Itsearviointi auttaa osastoa havainnoimaan osaston vahvuuksia, parantamisen osa-alueita ja suunnittelemaan tulevaa toimintaa.

Liitteet: Katso liite alta

Toiminnantarkastus

Toiminnantarkastus on laillisuustarkastus, mutta palvelee erityisesti osaston jäsenten tiedontarpeita varten. Lisätietoja ja malli toiminnantarkastuskertomuksesta löytyy dokumentista.

LiitteetToiminnantarkastuksesta Suomen Punaisen Ristin osastoissa ja Osastokirje toiminnantarkastuksesta.

Toimintaohjeet

Kaikki, mitä me Punaisessa Ristissä teemme – vapaaehtoisina, työntekijöinä tai luottamushenkilöinä – vaikuttaa siihen, millainen järjestö Punainen Risti on, ja millaisena se näyttäytyy muille. Jokainen meistä kantaa siksi vastuuta toiminnan eettisyydestä. Eettisyys ratkeaa päivittäisissä teoissa ja valinnoissa: kuinka vastuullisesti hoidamme tehtävämme, millä tavoin kohtaamme muut ihmiset ja miten huolehdimme periaatteiden toteutumisesta omassa työssä ja koko järjestön toiminnassa.

LiitteetToimintaohjeet

Suomen Punaisen Ristin hallituksen ohje pöytäkirjojen julkisuudesta

Päätöksenteon avoimuus on tärkeää. SPR:n hallitus on päättänyt julkaista kokoustensa pöytäkirjat sen jälkeen, kun ne on tarkistettu ja hyväksytty. Hallitus rohkaisee piirejä ja osastoja käyttämään ohjetta soveltuvin osin tiedottaessaan päätöksistään. Tiedottamalla aktiivisesti päätöksenteosta ja toiminnasta kaikkia järjestön toimijoita kannustetaan ylläpitämään hyvää vuorovaikutusta jäsenten, vapaaehtoisten ja yhteistyökumppaneiden kanssa.

LiitteetSuomen Punaisen Ristin hallituksen ohje pöytäkirjojen julkisuudesta

Vapaaehtoisten kulukorvaukset

Hallitus on hyväksynyt suosituksen vapaaehtoisten kulujen korvaamisesta. Sen tarkoituksena on tasavertaistaa mahdollisuutta osallistua vapaaehtoistoimintaan, sekä selkiyttää ja yhtenäistää kulukorvauskäytäntöjä järjestössämme.

Liitteet: Kulukorvaussuositus

Vapaaehtoistoiminnan vakuutukset

Suomen Punaisen Ristin vapaaehtoistoiminnan vakuutukset ovat vakuutusyhtiö Tapiolassa. Suomen Punaisen Ristin toiminnassa sattuneissa tapaturmissa ja vahingoissa ovat etusijalla toimijoiden omat henki-, vapaa-ajan tapaturma- sekä kotivakuutukset. Suomen Punaisella Ristillä on vapaaehtoistoimintaa varten kolme valtakunnallista vakuutusta, joista löytyy lisätietoja alla olevista liitetiedostoista. Vakuutuksia koskevissa kysymyksissä ottakaa yhteys vapaaehtois- ja nuorisotoiminnan yksikköön.

Liitteet: Vapaaehtoistoimien vakuutukset

Valmiussuunnitelma

Valmiussuunnittelussa osasto kartoittaa paikalliset riskit ja tarpeet sekä omat voimavaransa auttajana. Valmiussuunnitelmaan kirjataan koko osaston auttamisvalmius sekä laaditaan sopimukset viranomaisten ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa auttamistilanteissa toimimisesta. Osaston keräyssuunnitelma liitetään osaksi valmiussuunnitelmaa. 

Alueellisessa valmiussuunitelmassa kuvataan tietyn piirin alaisen alueen osastojen yhteisresurssit, sekä tuodaan näkyväksi alueen osastojen eri teemojen yhdyshenkilöt. Alueellinen valmiussuunnitelma ja suunnittelu antaa paremman kuvan alueen kokonaisvalmiudesta ja mahdollistaa osastojen paremman yhteistoiminnan.

SPR:n valmiussuunnitelman yleisestä osaa käytetään kaikkien valmiussuunnitelmien etuliitteenä, sillä siinä kuvataan SPR:n valmiuden perusta ja määritellään kuinka toimimme viranomaisten tukena ja itsenäisesti.

Liitteet: Valmiina auttamaan -vihkonen, valmiussuunnitelmamalli, valmiussuunnittelulomake, keräyssuunnitelmalomake, SPR Valmiussuunnitelman yleinen osa, alueellisen valmiussuunnitelman lomake ja alueellisen valmiussuunnitelmalomakkeen täyttöohje

Yhteistyösopimus: Sähköisesti täytettävä yhteistyösopimus helpottaa ja nopeuttaa Suomen Punaisen Ristin ja paikallisen yhteistyökumppanin (yritys, järjestö, viranomainen) välistä yhteistoimintaa äkillisissä onnettomuus- ja avustustilanteissa. 

Liitteet: Yhteistyösopimusmalli

Väkivalta- ja uhkatilanteet, toiminta- ja turvallisuusohje

Turvallisuusasiat on osa vapaaehtoisen perehdyttämistä. Perehdytykseen tulee sisällyttää ainakin ohjaus turvallisiin työtapoihin, turvallisuusohjeisiin sekä uhkatilanteista ilmoittamiseen ja raportointiin. Turvallisuusasiat on hyvä kerrata säännöllisin väliajoin koko toimintayksikön kanssa.

LiitteetOhje väkivalta- ja uhkatilanteiden varalle

Y-tunnuksen hakeminen osastolle

Yritys- ja yhteisötunnus eli Y-tunnus on Patentti- ja rekisterihallituksen tai Verohallinnon yritykselle ja yhteisölle antama tunnus. Y-tunnus yksilöi yrityksen.  Jos osastolla ei vielä ole Y-tunnusta, sen hakemiselle voi tulla tarve esim. julkisten avustusten hakemisessa, erilaisia sopimuksia tehdessä tai viranomaisten sähköisiä palveluita käytettävän Katso-tunnisteen luomista varten.  Tarkemmat ohjeet liitteessä.