Hallituksen tehtävät

Lari Karreinen
Kuvaaja: Lari Karreinen
"Osaston hallitus työn touhussa"

Hallituksen tehtävät:

Osaston puheenjohtaja
johtaa osaston toimintaa ja hallituksen työskentelyä. Hän vastaa osaston sisäisestä yhteistyöstä ja työnjaosta, kokousten valmistelusta sekä toiminnan suunnittelusta, kehittämisestä ja arvioinnista yhdessä hallituksen kanssa. Puheenjohtaja kantaa vastuuta myös jäsenistön innostuksen ja motivaation ylläpitämisestä toiminnassa.
Osaston puheenjohtaja edustaa osastoa ja pitää yllä yhteistyöverkostoja myös osaston ulkopuolella. Osaston nimenkirjoittajana hänellä on vastuu myös mm. viranomaissopimusten laatimisessa ja osaston kannanotoissa.
 
Osaston varapuheenjohtaja
 
Osaston sihteeri
huolehtii osaston hallituksen kokousten järjestelyistä ja pöytäkirjanpidosta. Sihteeri huolehtii myös osaston kirjeenvaihdosta sekä arkistoinnista. Sihteeri valmistelee yhdessä puheenjohtajien ja hallituksen kanssa hallituksen esityslistat, toimintasuunnitelman, toimintakertomuksen, J-lomakkeet ja muut asiakirjat.
Sihteerille luontevia tehtäviä ovat postin käsittely ja välittäminen eteenpäin sekä kyselyihin vastaaminen.
 
Rahastonhoitaja
Huolehtii tositteiden kirjaamisesta osaston kirjanpitoon sekä hyväksyttyjen laskujen maksamisesta.
Rahastonhoitaja pitää hallituksen ajantasalla osaston rahatilanteesta sekä valmistelee talousarvion ja tilinpäätöksen yhdessä osaston hallituksen kanssa.
 
Osaston keräysjohtaja
Keräysjohtaja huolehtii osaston keräystoiminnasta ja keräysten organisoinnista. Hän luo onnistuneen keräystapahtuman yhdessä muiden kanssa ja innostaa myös uusia kerääjiä mukaan.  Hän tuntee Punaisen Ristin avustus- ja keräystoiminnan periaatteet.

Keräysjohtaja järjestää ja koordinoi vuosittain Nälkäpäivä-keräyksen sekä on valmiudessa akuuttien keräysten järjestämistä varten. Hän laatii osaston hallituksen kanssa keräyssuunnitelmat sekä vastaa keräysten käytännön järjestelyistä (välineistä, tilityksistä, tiedotuksesta jne.). Keräysjohtaja vastaa myös kerääjärekrytoinnista, kerääjien perehdytyksestä, kiittämisestä ja kannustuksesta sekä keräyksiin liittyvästä viestinnästä.

Tarkemmat tehtävät:

  1. Perehtyä SPR:n avustus- ja keräystoiminnan periaatteisiin ja ohjeisiin ja toteutustapaan Itäkeskuksen alueella
  2. Tehdä valmistautumissuunnitelma seuraavan nälkäpäiväkeräyksen organisoimiseksi. Suunnitelman esittely hallitukselle kommentoitavaksi ja kehitysehdotuksia varten.
  3. Konkreettinen suunnitelma aikatauluineen, tehtävineen, keräyspisteineen sekä vastuineen
  4. Kerääjärekisterin päivitys tarvittaessa.
  5. Keinot ja suunnitelma uusien kerääjien rekrytoimiseksi (esimerkiksi koulut, yritykset).
  6. Keräyspisteiden kartoitus ja suunnitelma mahdollisiksi uusiksi pisteiksi.
  7. Keräysmateriaali ja sen jatkokehittäminen tarvittaessa (lippaat, varusteet, tilitysohjeet jne.)
  8. Viestintäsuunnitelma, jossa huomioitu yhteydenpito kerääjien ja mahdollisten yhteystahojen kanssa  ja ideointipalaveri tarvittaessa, kerääjien infomointi ennen h-hetkeä tapahtuvista asioista.
  9. Keräyksen toteutus ja jälkiarviointi  
  10. Tilitysten hoitaminen
  11. Kerääjien kiittäminen

Edellä olevan suunnitelman mukaan ainakin kokonaisuuden miettiminen ja toteutuksen organisointi, aktiivinen ote kerääjien perehdyttämisessä, hyvän yhteistyön rakentaminen eri tahojen kanssa.
 
Kotimaan avun yhdyshenkilö
Hän vastaa osaston alueella kotimaan avun suunnittelusta ja ohjeiden mukaisesta toimeenpanosta äkillisissä onnettomuustilanteissa. Hän osallistuu  osaston valmiussuunnitteluun, neuvottelee sopimukset  liikkeiden ja viranomaisten kanssa ensihuollollisen avustamisen varmistamiseksi äkillisissä onnettomuustilanteissa.  Hänellä on delegoitu oikeus päättää avustamisesta äkillisissä onnettomuus- ja kriisitilanteissa 1000 euroon saakka. (Päätösasiakirja allekirjoitetaan osaston nimenkirjoittajan kanssa.) Hän havainnoi aktiivisesti osaston alueella tapahtuvia  sosiaalisia muutoksia ja tiedottaa niistä osaston hallitukselle sekä reagoi paikalliseen huono-osaisuuteen olemalla aloitteellinen esimerkiksi huono-osaisuutta ehkäisevän hankkeen käynnistämisessä.
 
Osaston jäsenmestari
Jäsenmestari vastaa siitä, että osastossa tehdään jatkuvaa jäsenhankintaa ja pidetään huolta osaston jäsenistä. Hän seuraa osaston jäsenmäärän kehitystä ja tarkistaa osaston jäsenlistat. Jäsenmestari huolehtii myös huomion osoitusten hakemisesta aktiivisille jäsenille. Jäsenmestari on mukana osaston tapahtumien, erityisesti Punaisen Ristin viikon suunnittelussa. Hän toivottaa uudet jäsenet tervetulleiksi, huolehtii yhdessä tiedottajan kanssa osaston jäsenviestinnästä, jäsenkirjeistä ja jäsentiedotteista.
Jäsenmestari huolehtii jäsenasioiden ja -materiaalien esiin nostamisesta osaston sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä, jatkuvasta jäsenhankinnasta ja valtakunnallisten jäsenkampanjoiden paikallisesta toteutuksesta.
 
Tiedottaja
Tiedottaja suunnittelee osaston viestintää ja huolehtii viestinnästä niin omille jäsenille kuin ulkoisesti. Hän huolehtii mm. että jäsenkirjeet kulkevat säännöllisesti ja tiedotus medialle tapahtumista ja osaston toiminnasta on aktiivista. Hän myös tukee ja koordinoi toimintaryhmien viestintää. Tiedottaja pitää huolta myös osaston ulkoisesta ilmeestä, niin, että osastossa noudatetaan yhteisiä Punaisen Ristin viestinnän linjoja.
Tiedottaja laatii viestintäsuunnitelman osaston toimintasuunnitelman rinnalle ja huolehtii siitä, että sisäisen ja ulkoisen viestinnän tavoitteet – esimerkiksi jäsenkirje vähintään kahdesti vuodessa ja sovitut tiedotteet medialle tai yhteydenpito piirin/keskustoimiston tiedotuskanaviin – toteutuvat. Hän voi myös tuoda osaston hallitukselle tiedoksi järjestön sisäiset tiedotteet ja julkaisut (jäsenlehti, Tässä ja nyt, piiritiedotteet, katastrofirahaston tiedote). Tiedottaja myös koordinoi toimintaryhmien viestintää ja pitää huolta, että kustakin toiminnosta on saatavana ainakin valtakunnallista viestintämateriaalia, esimerkiksi esitteitä. Hän päivittää nettisivut tai sopii toimintaryhmien kanssa, että sieltä löytyvät kaikki toiminnot, tapahtumat ja ryhmien vetäjien yhteystiedot.

Sosiaalipalvelutoiminnan yhdyshenkilö
edustaa  sosiaalipalvelutoimintaa osaston hallituksessa toimien linkkinä  vapaaehtoisten ja hallituksen välillä sekä välittämällä tietoa esim. toiminnan haasteista ja uusista käytännöistä. Hän tukee vastuualueensa vapaaehtoisia ja pitää kynnyksen matalana ottaa yhteyttä. Hän huolehtii vapaaehtoistensa tarvitsemasta tuesta, jaksamisesta ja virkistystoiminnasta järjestämällä työnohjauksellisia tapaamisia tai ajoittain retkiä ja muita tilaisuuksia. Sosiaalipalvelutoiminnan yhdyshenkilö ottaa vastaan ja tarvittaessa perehdyttää uudet ystävätoiminnan vapaaehtoiset ja pitää yhteyttä piiriin ja keskustoimistoon pysyäkseen ajan tasalla sosiaalipalvelun asioissa myös laajemmassa mittakaavassa. Hän tietää osaston sosiaalipalvelutoiminnan muodot (Kampin ystävävälitys, saattajavälitys, ystäväpiirit, ystäväryhmä, Omakotisäätiön ystävät-työyksikkö).

Lisäksi hän:

  • arvioi Itä-Helsingin alueen asukkaiden tarpeita Punaisen Ristin ystävä- ja sosiaalipalvelutoimintaa ajatellen sekä pyrkii mahdollisuuksien mukaan kehittämään toimintaa yhteistyössä hallituksen ja muiden toimijoiden kanssa
  • tekee yhteistyötä julkisen sektorin, kuten Helsingin kaupungin sekä muiden vapaaehtoisjärjestöjen kanssa
  • tiedottaa vastuualueensa toiminnasta RedNetissä sekä osaston kuukausitiedotteessa
  • huolehtii omalta osaltaan toiminnan rahoituksesta esim. avustushakemuksien muodossa
  • on mukana uusien ystäväkurssien tai muun sosiaalipalvelutoiminnan koulutusten järjestämisessä

 
Veripalvelun yhdyshenkilö
vastaa osastossa verenluovutustoiminnan organisoimisesta yhdessä Veripalvelun kanssa.
 
 
Valmiustoiminnan yhdyshenkilö
Hän koordinoi osaston valmius-suunnittelua ja huolehtii valmiussuunnitelman vuosittaisesta päivittämisestä ja tietojen toimittamisesta piiritoimistoon sekä yhteistyökumppaneille. Hän pitää yhteyttä valmiussuunnittelun osalta alueensa valmiusohjaajiin ja -kouluttajiin, piiritoimistoon sekä viranomaisiin sekä huolehtii yhteydenpidosta Vapaaehtoisen pelastuspalvelun paikallis- tai aluetoimikuntaan. Valmiustoiminnan yhdyshenkilö huolehtii, että osaston vapaaehtoisilla on mahdollisuus saada osaston auttamisvalmiutta vahvistavaa koulutusta ja harjoitusta. Valmiustoiminnan yhdyshenkilö toimii hälytystilanteissa osaston operatiivisena johtajana.

Ensiapuryhmän johtaja
vastaa osaston ensiapuryhmän toiminnan suunnittelusta, ryhmän kouluttamisesta, kehittämisestä ja johtamisesta. Hän ylläpitää rekisteriä ryhmän jäsenten yhteystiedoista, koulutuksesta sekä osallistumisesta harjoituksiin. Hän pitää yhteyttä piirien terveydenhuollon suunnittelijoihin ja valmiuspäälliköihin sekä ryhmän mahdollisiin ensiapu- ja valmiusohjaajiin. Hänen tehtävänään on tiedottaa ryhmälleen piirin ja osaston tekemistä päätöksistä sekä viedä osaston hallitukseen ryhmän esitykset.
 
Nuorisotoiminnan yhdyshenkilö
Hän tiedottaa nuorisotoimintaan liittyvistä asioista osastossa niin hallitukselle kuin aktiivisille nuorisotoimijoille. Yhdyshenkilö huolehtii, että osastossa on tarpeen mukaisesti nuoriso-ohjaajia ja lähettää ohjaajat koulutettavaksi tarpeen mukaan. Hän tukee osaston nuoriso-ohjaajia ja nuorisotoimintaa sekä välittää nuorten näkökulmaa osaston eri tahoille.
 
 
Kouluyhteistyön yhdyshenkilö
Hän huolehtii yhteydenpidosta yhdyshenkilö alueen kouluihin ja osallistuu yhteistyöneuvotteluihin koulujen kanssa. Hän vastaa koulujen tiedusteluihin ja ideoi yhdessä osaston ja osaston hallituksen kanssa kouluyhteistyön erilaisia mahdollisuuksia sekä huolehtii osaston kouluyhteistyön kokonaisuudesta.
 
Monikulttuurisuustoiminnan yhdyshenkilö
Yhdyshenkilön kautta osaston hallitus saa tietoa osaston monikulttuurisesta toiminnasta, läksykerhosta ja kansainvälisestä keskustelukerhosta ja hän tuo hallituksen päätettäväksi esimerkiksi toimintaryhmän asiat.
Lisäksi monikulttuurisen toiminnan yhdyshenkilö voi järjestää rasisminvastaista kampanjointia alueellaan.
 
Vastaa Kansainvälisen klubin toiminnasta ja sen kehittämisestä. Rekrytoida uusia vapaaehtoisia/asiakkaita, klubin mainosten levittäminen. Pitää yhteyttä piiriin.